Przeniesienie firmowej poczty do Google Workspace zaczyna się od kont, nie od narzędzia

W małej firmie usługowej poczta stoi zwykle tam, gdzie domena: na hostingu kupionym przy okazji strony, z kilkoma skrzynkami odbieranymi przez IMAP w Outlooku albo Thunderbirdzie. Decyzja o przejściu na Google Workspace zapada szybko. Zatrzymuje ją zwykle jedno pytanie: co stanie się z pocztą z ostatnich kilku lat.

Odpowiedź jest dobra, ale węższa, niż brzmi. Google udostępnia w konsoli administracyjnej narzędzie importu danych, które kopiuje pocztę z serwera IMAP do Gmaila - i kopiuje wyłącznie pocztę razem z etykietami. Wszystko inne, co dziś siedzi w programie pocztowym, jest osobnym zadaniem.

Co robi narzędzie importu danych

Import uruchamia się w konsoli administracyjnej: Menu → Dane → Import i eksport danych → Import danych, następnie wybiera się IMAP. Uprawnienie jest jedno i nie da się go zawęzić - import prowadzi super administrator. Resellerzy nie mogą wykonać importu na koncie klienta.

Po stronie źródła potrzebne są trzy rzeczy: włączony IMAP, serwer na porcie 993 z zaufanym certyfikatem TLS i dostępność serwera dla zakresów adresów IP Google. Dla każdej skrzynki podaje się adres IMAP, hasło do tej skrzynki oraz docelowy adres w Workspace. Część dostawców wymaga w tym miejscu hasła aplikacji zamiast zwykłego hasła użytkownika.

Skala mieści się w potrzebach firmy usługowej z zapasem. Jednorazowo importuje się do stu użytkowników. Do dwudziestu adresy wpisuje się ręcznie, powyżej wgrywa się plik CSV z trzema kolumnami - adres IMAP, hasło IMAP, adres docelowy - mniejszy niż 128 MB. Większa liczba skrzynek oznacza kolejny import, nie inne narzędzie.

Przed startem ustawia się datę początkową: kopiowane są wiadomości od tej daty do momentu uruchomienia importu. Osobnymi polami włącza się import wiadomości usuniętych oraz oznaczonych jako spam, a pole wykluczeń przyjmuje nazwy folderów rozdzielone przecinkami.

Po zakończeniu można wykonać import różnicowy, który dobiera wiadomości przybyłe w międzyczasie albo takie, które nie przeszły za pierwszym razem. To właśnie import różnicowy pozwala przełączyć rekordy MX bez wieczoru przestoju: pierwszy przebieg wykonuje się na działającej jeszcze starej poczcie, drugi po przełączeniu.

Serwer źródłowy nie jest przy tym zmieniany ani czyszczony - dane są kopiowane. Ma to konsekwencję, która dotyczy głównie osób lubiących poprawiać: dwukrotny import tej samej zawartości tworzy duplikaty, a zatrzymany import nie cofa tego, co już przeszło. Zatrzymanie zajmuje kilka minut i nie ma funkcji wycofania. Po zamknięciu importu znika też dostęp do jego konfiguracji i raportów.

Poza pocztą i etykietami nie przenosi się nic

To jest najważniejsze ograniczenie całej operacji i najczęstsze źródło rozczarowania w drugim tygodniu po migracji. Przy źródle IMAP narzędzie importu danych kopiuje wyłącznie wiadomości i etykiety. Wydarzenia kalendarza, zasoby kalendarza, kontakty, pliki i pozostała zawartość niepocztowa nie są objęte importem.

W firmie, w której kalendarz spotkań z klientami i baza kontaktów żyją w tym samym programie pocztowym co skrzynka, oznacza to drugi projekt obok pierwszego. Warto go zaplanować razem z pocztą, a nie odkryć po niej.

Dokumentacja jest tu zresztą niejednoznaczna i nie ma sensu tego wygładzać. Opis narzędzia GWMME wymienia pocztę, kalendarz i kontakty jako dane przenoszone z serwera Exchange, serwera IMAP albo pliku PST, natomiast macierz produktów migracyjnych zaznacza przy źródle IMAP, że kopiowana jest sama poczta z etykietami. Przy planowaniu przyjmuje się wersję ostrożniejszą.

Jest jeszcze zachowanie, które widać dopiero w raporcie. Przy imporcie z serwera IMAP wiadomość zostaje pominięta, jeżeli nie zaimportuje się jej etykieta nadrzędna. Rozbudowane drzewo folderów z lat pracy nie jest więc neutralne dla wyniku i raport po imporcie trzeba przeczytać, a nie tylko odnotować.

Skrzynka współdzielona jest decyzją, nie ustawieniem

Narzędzie importu obsługuje mapowanie jeden do jednego oraz wiele do jednego. Jednego konta IMAP nie da się skopiować do kilku kont Workspace.

Dla firmy pięcio- czy dwudziestoosobowej jest to zwykle pierwszy realny problem migracji, bo prawie każda taka firma ma adres typu biuro@ albo kontakt@, do którego hasło zna kilka osób i wszystkie mają go wpisane w swoim programie pocztowym. Ten układ nie ma odpowiednika po drugiej stronie.

Trzeba rozstrzygnąć, czym ten adres ma być w Workspace: osobnym kontem użytkownika z delegacją dostępu dla tych osób, czy grupą, która rozsyła pocztę na skrzynki własne. Rozstrzygnięcie zapada przed importem, bo od niego zależy adres docelowy w pliku CSV. Przy okazji porządkuje rzecz, której hosting nie porządkował nigdy: od tego momentu widać, kto odpowiedział klientowi.

Import w kreatorze uruchomienia obsługuje jedno konto

23 września Google udostępnił import poczty z serwera IMAP bezpośrednio w kreatorze uruchomienia Workspace. Funkcja jest dostępna od razu, w domenach z szybkim i zaplanowanym wydawaniem aktualizacji, we wszystkich edycjach Workspace i wyłącznie dla administratorów. Uruchamia się ją w trakcie zakładania środowiska, po weryfikacji domeny i włączeniu poczty; podaje się nazwę serwera, adres i hasło. Google wymienia wśród obsługiwanych dostawców między innymi Hostinger, Zoho, Yahoo i iCloud.

Zakres jest ograniczony jednym zdaniem z zapowiedzi: w ten sposób importuje się pocztę tylko jednego użytkownika. Pominięcie kroku nie zamyka tematu - po siedmiu dniach przychodzi przypomnienie.

Praktyczne znaczenie tej zmiany jest więc węższe niż jej nazwa. Nie jest to nowa ścieżka migracji firmy, tylko skrócenie drogi dla pierwszej skrzynki, zwykle właściciela, tak żeby po pierwszym zalogowaniu do nowego środowiska była w nim dotychczasowa poczta. Pozostałe skrzynki i tak przechodzą przez pełne narzędzie importu w konsoli.

Kiedy narzędzie importu nie wystarczy

Narzędzie importu danych zakłada, że serwer źródłowy jest widoczny z zewnątrz i ma zaufany certyfikat. Trzy sytuacje wykluczają jego użycie: serwer bez zaufanego certyfikatu TLS, serwer w sieci wewnętrznej firmy oraz uwierzytelnianie zwykłymi nazwami użytkownika zamiast adresami. W każdej z nich Google kieruje do GWMME, czyli narzędzia instalowanego lokalnie, które łączy się z serwerem z komputera w tej samej sieci.

Drugim kryterium jest skala. Dla źródła IMAP narzędzie importu w konsoli obejmuje zakres od 1 do 100 użytkowników; powyżej dokumentacja wskazuje GWMME. Sam protokół nie jest ograniczeniem - obsługiwany jest każdy serwer zgodny z RFC 3501, w tym Dovecot, Courier, Cyrus i Zimbra, a więc także typowy hosting współdzielony.

Stan docelowy

• Lista skrzynek źródłowych z przypisanym adresem docelowym w Workspace, z rozstrzygniętym statusem każdego adresu współdzielonego.
• Włączony IMAP po obu stronach i potwierdzony dostęp do serwera źródłowego na porcie 993.
• Pierwszy import wykonany przed przełączeniem rekordów MX, import różnicowy po przełączeniu.
• Przeczytany raport z importu, z wyjaśnioną każdą pozycją pominiętą.
• Osobny, zaplanowany wcześniej sposób na kontakty i kalendarze.

Kolejność ma znaczenie w jednym miejscu: adresy współdzielone rozstrzyga się przed pierwszym importem, bo ich zmiana później oznacza powtórzenie importu, a powtórzony import tworzy duplikaty.

Przeniesienie poczty jest częścią wdrożenia Google Workspace i jest tą jego częścią, którą widać najszybciej.

Źródła: zapowiedź Google Workspace z 23 września 2026 oraz dokumentacja Help Center dotycząca importu danych w trakcie uruchamiania, importu poczty z konta IMAP, migracji z serwerów IMAP i macierzy produktów migracyjnych.