Jak pracujemy · Wzorce wdrożeń
Jak wygląda rozwiązanie, które zostaje w firmie na lata.
W projektach Google Workspace wracają podobne potrzeby: obieg dokumentów, operacje administracyjne i integracje. Pokazujemy wzorce rozwiązań, żeby łatwiej było ustalić, co ma powstać w Waszej firmie.
Wzorzec pierwszy
Obieg dokumentów
Obieg dokumentów to jeden z częstych punktów wyjścia. W tym wzorcu dokument przechodzi siedem etapów - na każdym wiadomo, gdzie jest, kto go ma i co się z nim stało.
Przyjęcie
Dokument wchodzi do firmy jednym, ustalonym wejściem, zamiast pojawiać się w czyjejś skrzynce.
Rejestr
Trafia do ewidencji, w której da się go znaleźć bez pytania kogokolwiek, kto go ostatnio widział.
Skierowanie
Idzie do właściwej osoby według reguły, a nie według tego, kto akurat jest pod ręką.
Akceptacja
Zatwierdzenie zostawia ślad: wiadomo kto, kiedy i na jakiej wersji.
Wersjonowanie
Aktualna wersja jest jedna i nie trzeba jej ustalać przez porównywanie plików.
Archiwum
Zamknięte sprawy trafiają do ustalonej struktury, w której można je później odszukać.
Raport
Zestawienie powstaje z danych, które już są - nie z przepisywania ich do arkusza.
Wzorzec drugi
Operacje administracyjne
Rzeczy, które w małej firmie robi się ręcznie i zwykle w pośpiechu - a każda pomyłka zostawia po sobie problem na miesiące.
Zakładanie kont
Nowa osoba otrzymuje dostępy według ustalonej procedury i zakresu swojej roli.
Zarządzanie dostępami
Wiadomo, kto co widzi i dlaczego. Zmiana roli nie wymaga przypominania sobie wszystkich miejsc.
Onboarding i offboarding
Przyjęcie i odejście pracownika przebiega według ustalonej procedury, z kontrolą dostępów i odpowiedzialności na każdym etapie.
Audyt konfiguracji
Ustalamy, co i jak często sprawdzać w konfiguracji, aby wychwytywać niepożądane zmiany.
Wzorzec trzeci
Integracje z tym, na czym firma już pracuje
Google Workspace rzadko jest jedynym elementem procesu. Sposób połączenia dobieramy do tego, jak bardzo dana ścieżka jest krytyczna.
Szybkie połączenia
Tam, gdzie liczy się czas uruchomienia i sprawa nie jest krytyczna, korzystamy z platform automatyzacji.
Workflow między systemami
Dłuższe procesy prowadzimy narzędziami workflow, które widać i da się zatrzymać w razie czego.
Stabilne integracje API
To, na czym firma naprawdę stoi, budujemy bezpośrednio na API. Wolniej, za to bez niespodzianek przy pierwszej zmianie po drugiej stronie.
Co zwykle udaje się zamknąć w jednym środowisku
Kilka narzędzi mniej, jedno miejsce pracy więcej.
W małej firmie Google Workspace potrafi obsłużyć obszary, na które zwykle kupuje się osobne systemy. Nie zawsze warto - ale warto wiedzieć, że to możliwe.
Ewidencja danych operacyjnych
Rejestry, listy, zestawienia - w jednym miejscu, z jasną strukturą.
Generowanie dokumentów
Umowy i pisma powstają z danych, które już są w systemie.
Raportowanie
Zestawienia powstają z aktualnych danych, bez ręcznego przygotowywania ich przed każdym spotkaniem.
Zarządzanie zadaniami
Widać, co jest do zrobienia i u kogo utknęło.
Prosty CRM
Podstawowa historia kontaktu z klientem może pozostać w jednym środowisku, jeśli odpowiada to skali i potrzebom firmy.
Prowadzenie projektów
Dokumenty, ustalenia i terminy trzymają się razem, a nie w trzech różnych narzędziach.
Od czego zaczniemy
Żadna firma nie pasuje do wzorca w całości.
Nie trzeba trafiać idealnie. Wystarczy powiedzieć, co dziś zajmuje najwięcej czasu - resztę ustalimy w rozmowie.